Privacybeleid

Binnen Stichting Sonkei Budo Meppel (Sonkei) wordt er gewerkt met persoonsgegevens. Sonkei streeft er naar om zorgvuldig om te gaan met de verkregen persoonsgegevens. Hier hoort bij dat deze goed beveiligd worden. Sonkei houdt zich hierbij met ingang van 25 mei 2018 aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Sonkei is verantwoordelijk voor de verwerking van de door jou afgegeven persoonsgegevens. Dit houdt in dat Sonkei de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt, dat zij verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten en alleen de persoonsgegevens verwerkt die wij van jou hebben ontvangen.

Rechtsgronden van de verwerking van persoonsgegevens

Voor het verwerken van persoonsgegevens moet Sonkei zich houden aan één van de wettelijke grondslagen. Hieronder vind je een overzicht terug van de rechtsgronden die Sonkei hanteert voor het verwerken van de persoonsgegevens:

• in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst (denk hierbij aan de persoonsgegevens die vereist zijn voor aanmelding van een lid);
• voldoen aan een wettelijke verplichting (denk hierbij aan boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
• in verband met de gerechtvaardigde belangen van Sonkei, waarbij Sonkei erop let dat de impact op jouw privacy zo beperkt mogelijk is. Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt in verband met:
  • het doen van onderzoek, opmaken van rapportages en statistieken;
  • de uitoefening en de verdediging van de rechten van Sonkei bij bv. geschillen;
  • het beheer van ledengegevens of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten en profielen voor het beheer van leden of voor het detecteren van de behoeften van de leden;
  • het verzorgen en verbeteren van de website. Sonkei zal, als je onze website bezoekt, het (klik-)gedrag vaststellen om jou gerichte informatie te kunnen verstrekken (profiling). Hiervoor wordt jouw IP-adres gekoppeld aan het handelen en de persoonlijke voorkeuren vastgesteld. Wij vragen vooraf jou expliciete toestemming hiervoor (zie de onderstaande tekst bij website en cookies).

Als bepaalde persoonsgegevens niet worden verstrekt, dan kan Sonkei besluiten om geen lidmaatschapsovereenkomst aan te gaan.

Website en Cookies

Om de dienstverlening naar je te optimaliseren worden op de website van Sonkei bezoekgegevens bijgehouden. Aan de hand van deze gegevens kunnen wij je van relevante informatie voorzien, bijvoorbeeld speciale berichten naar voren laten komen, die gebaseerd zijn op jouw interessevelden. Op deze manier kan Sonkei de inrichting van de website optimaliseren.

Sonkei maakt ook gebruik van cookies bij het aanbieden van de diensten. Een cookie is een klein tekstbestandje dat, bij bezoek aan de website, wordt geplaatst op de harde schijf van jouw computer. Een cookie bevat gegevens, zodat je als bezoeker elke keer herkend wordt als je de website van Sonkei bezoekt. Op deze manier is het voor Sonkei mogelijk om de website speciaal op jouw wensen/interesses in te stellen en/of het inloggen te vergemakkelijken.

Het is mogelijk om in jouw browser cookies buiten werking te stellen. Als je de cookies buiten werking stelt, kan het zijn bepaalde onderdelen minder of niet meer toegankelijk voor je zijn.

Op de website tref je daarnaast een aantal links aan naar websites van andere organisaties/instanties. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kan Sonkei geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van jouw gegevens door deze organisaties/instanties. Wij raden je daarom aan om het privacy statement door te nemen van de website die je bezoekt.

Doelen van de verwerking van persoonsgegevens

Wij registeren persoonsgegevens van jou op de volgende manieren:

• Als je onze website bezoekt
• Informatie aanvraagt via onze website
• Als je jezelf of door een ander wordt aangemeld bij Sonkei
• Als je een dienst afneemt
• Als je je aanmeldt voor een opleiding/(dan)examen
• Als je deelneemt aan een toernooi
• Als je een functie binnen Sonkei betreedt

Sonkei verwerkt jouw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Sonkei verwerkt alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens.

De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door Sonkei:

• om contact te kunnen leggen;
• om je informatie toe te sturen;
• om je de factuur te kunnen toesturen;
• voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst(en);
• voor het organiseren van opleidingen;
• voor het kunnen afnemen van (dan)examens
• voor het uitvoeren van de (financiële) administratie;
• voor het uitvoeren van het tuchtrecht;
• voor het organiseren van toernooien en evenementen
• het doen van aanbiedingen i.v.m. collectief ledenvoordeel;
• het uitvoeren van overige voor een sportbond gebruikelijke activiteiten;
• relatiebeheer;
• het bestand van alle leden, vrijwilligers, commissies/districten en overige betrokkenen bij Sonkei te vergroten en te informeren over door Sonkei georganiseerde activiteiten

Je kan jezelf aanmelden voor de nieuwsbrief die Sonkei verstuurd. In alle nieuwsbrieven die Sonkei verstuurd, kan je daarnaast gebruik maken van de afmeldmogelijkheid die hierin is opgenomen. Je kan jezelf te allen tijde uitschrijven en je geeft daarmee aan dat je geen nieuwsbrief meer wilt ontvangen m.b.t. tot activiteiten/nieuws vanuit Sonkei.

Als je als lid van Sonkei deelneemt aan door Sonkei georganiseerde toernooien/evenementen, dan ben je akkoord met publicatie van foto’s die gemaakt worden en/of akkoord met video-/geluidsopnames die opgenomen worden. Denk hierbij bv. aan foto-/beeldmateriaal tijdens de Nederlandse Kampioenschappen, Nationale Budodag en/of livestream van deze door Sonkei georganiseerde toernooien/evenementen.

Sonkei kan, indien jij daarvoor uitdrukkelijke en expliciete toestemming hebt verleend bij aankoop van tickets voor een evenement, persoonsgegevens verwerken voor het per e-mail benaderen van jou om informatie te verstrekken over soortgelijke georganiseerde evenementen, bijvoorbeeld door het sturen van een nieuwsbrief. Indien jij geen nieuwbrief meer wenst te ontvangen, kan gebruik worden gemaakt van de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.

Veiligheid | VOG

Sonkei opereert binnen de kaders van de “Aanbevelingen Goed Sportbestuur” NOC*NSF en wil zijn leden een veilige en respectvolle omgeving bieden. Leden, die bij Sonkei een functie (gaan) bekleden zoals hieronder genoemd, moeten bij verkiezing, benoeming of aanstelling daartoe een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overleggen aan het bondsbestuur. Deze VOG is niet ouder dan drie maanden. Het betreft hier:

• Sonkei-leerkrachten;
• Sonkei-leerkrachten in opleiding
• Sonkei-vrijwilligers

Een verklaring omtrent gedrag is een verklaring waaruit blijkt dat jouw gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. De dienst "Justis" van het ministerie van justitie screent personen die een VOG aanvragen en geeft de VOG’s af. Er zijn diverse screeningen. Het is belangrijk te weten dat Sonkei alléén een VOG verzoekt met een screening die van toepassing is op de (vrijwilligers)functie die wordt uitgeoefend. Sonkei registreert na tonen dat een VOG door Justis is verstrekt. Sonkei registreert het niet kunnen overleggen van de VOG niet. Sonkei zal géén kopie bewaren van de VOG en deze gegevens niet met derden delen. De gegevens zullen niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk en uiterlijk tot één jaar na het verlaten van Sonkei worden bewaard. Sonkei heeft voldoende fysieke, organisatorische en elektronische maatregelen getroffen om de gegevens optimaal te beveiligen.

Beveiliging persoonsgegevens

Door Sonkei zijn er technische en organisatorische maatregelen genomen tegen het verlies of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van jouw persoonsgegevens.

Sonkei heeft voldoende fysieke, organisatorische en elektronische maatregelen getroffen om de jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen.

Uitwisseling persoonsgegevens

Sonkei deelt het uitwisselen van persoonsgegevens op in 3 onderdelen:

1. Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen Sonkei

• Sonkei kan jouw (persoons-)gegevens uitwisselen binnen de stichting.
• Sonkei ziet erop toe dat binnen de stichting de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden toegepast.
• Sonkei verstrekt alleen persoonsgegeven aan autoriteiten als dit conform geldende wettelijke verplichtingen is. Sonkei kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.

2. Het doorgeven en ontvangen van gegevens buiten Sonkei
Het doel van de verwerking van jouw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voor zover er geen sprake is van jouw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Sonkei of wanneer Sonkei hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

3. Geen commercieel gebruik
De door Sonkei ontvangen persoonsgegevens zullen nooit commercieel ter beschikking worden gesteld aan derden. Een uitzondering hierop kan zijn als dit gebeurd met voorafgaande toestemming.

Correctheid van de opgegeven persoonsgegevens

Door jouw persoonsgegevens te registeren bij Sonkei garandeer je dat deze juist en volledig zijn. Ook als er wijzigingen plaatsvinden in jouw persoonsgegevens, ben je zelf verantwoordelijk dat de wijzigingen bij Sonkei worden doorgevoerd. Als Sonkei tot de ontdekking komt dat je een valse identiteit, onvolledige of onjuist gegevens heeft verstrekt, dan kan je tijdelijk of definitief de toegang tot deelname en/of lidmaatschap worden ontzegd.

Bewaren persoonsgegevens

Sonkei bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist.

Uw privacy rechten

Je hebt het recht om inzage, correctie, beperking, overdracht en/of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen. Daarnaast is het mogelijk om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens.

Indien de verwerking van jouw gegevens berust op toestemming, dan kan je deze te allen tijde intrekken. Je kan jouw schriftelijke verzoeken en/of vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan privacy@sonkei.nl

Daarnaast ben je ook in de mogelijkheid om een klacht in te dienen over het gebruik van jouw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij behouden ons op het recht om wijzigingen aan te brengen in het Privacybeleid. Wij adviseren dan ook om deze regelmatig in te zien, zodat je up-to-date te blijft m.b.t. tot het Privacybeleid van Sonkei.

Vragen Mocht je naar aanleiding van het privacy statement nog vragen hebben, dan kan je contact met ons opnemen via privacy@Sonkei.nl.